Voorwaarden IMVO-vouchers

De IMVO-voucher biedt MKB-ondernemers de mogelijkheid om gericht advies te krijgen over het verduurzamen van hun handelsketen in ontwikkelingslanden en opkomende markten. Zij kunnen zelf een adviseur kiezen uit het eigen netwerk of het netwerk van MVO Nederland. Hieronder wordt beschreven waar de aanvrager, de betrokken handelspartner en de adviseur aan moeten voldoen. De aanvrager is in alle gevallen aansprakelijk voor het naleven van de voorwaarden.

DE AANVRAGER

Met de aanvrager wordt het bedrijf bedoeld dat advies wil inwinnen van een (advies)organisatie naar eigen keuze.

  • De aanvrager is partner van MVO Nederland of bereid om dit te worden. Lees meer over hoe je partner wordt en onze algemene voorwaarden.
  • De aanvrager is een midden en / of klein bedrijf. De gehanteerde bovengrens voor MKB is 250 medewerkers. De gehanteerde ondergrens is 5 medewerkers.
  • De aanvrager is een financieel gezond bedrijf en kan aan zijn betalingsverplichting voldoen richting de betrokken adviseur.
  • De aanvrager is Futureproof community member of bereid om dit te worden.

DE HANDELSPARTNER

Met de handelspartner wordt het bedrijf bedoeld waarmee de aanvrager handel bedrijft. Dit bedrijf dient gevestigd te zijn in een land genoemd op deze landenlijst of in een BIC-land (Brazilië, India, China). IMVO-voucher aanvragen voor de landen op de landenlijst krijgen voorrang; voor aanvragen voor BIC-landen is een beperkt aantal vouchers beschikbaar. De handelspartner mag niet hetzelfde bedrijf zijn als de aanvrager. De aanvrager mag niet meer dan 50% belang hebben in de handelspartner. De aanvrager dient contactinformatie van minstens één handelspartner te overleggen. Indien het voucheradvies betrekking heeft op meerdere handelspartners, mogen die allen vermeld worden. MVO Nederland behoudt zich het recht voor om contact op te nemen met de handelsrelatie te stellen.

DE ADVISEUR

Met de adviseur wordt de organisatie of het bedrijf bedoeld, dat de ingediende adviesaanvraag zal uitvoeren. De aanvrager is vrij in de keuze voor een adviseur. De adviseur legt verantwoording af aan het bedrijf dat de adviseur inhuurt (de aanvrager) en niet aan MVO Nederland. Als adviseur kan een consultant, maatschappelijke organisatie of een derde bedrijf optreden, al dan niet in Nederland geregistreerd. De inzet van lokale adviseurs, gevestigd in het doelland, heeft de voorkeur. De adviseur is in staat om het gevraagde IMVO-advies te leveren. De adviseur kan gevraagd worden een overzicht aan te leveren met een korte omschrijving van uitgevoerde projecten waaruit de benodigde expertise voor het onderwerp van de aanvraag blijkt. Als hieruit onvoldoende kwaliteit en ervaring op het gebied van IMVO blijkt, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht.

De adviseur is niet dezelfde onderneming als, noch dochteronderneming of moederbedrijf van de aanvrager of de handelspartner. Er mag geen enkele (waaronder financiële, juridische of persoonlijke) verwevenheid bestaan tussen de adviseur en de andere twee partijen in de IMVO-voucher aanvraag.

De adviseur is Futureproof community member of bereid om dit te worden en plaatst het eigen aanbod als oplossing op het Futureproof platform. De aanvrager verzoekt de adviseur dit te doen.

DE AANVRAAG

Een aanvraag wordt per email verstuurd naar MVO Nederland: IMVOvouchers@mvonederland.nl o.v.v. IMVO-voucher. Een aanvraag omvat een volledig ingevuld aanvraagformulier, een offerte dan wel projectplan en een rapport van de MVO-Risicochecker. Alleen volledig ingevulde aanvraagformulieren worden in behandeling genomen. Voor het projectplan is dit format beschikbaar. Als het format niet gebruikt wordt, moet de aanvrager alle in het format genoemde onderdelen in het projectplan of de offerte opnemen. Onderdeel van de aanvraag is het invullen van de MVO-Risico Checker om te achterhalen welke IMVO-thema’s mogelijk spelen bij de handelspartner. Het rapport van de MVO-Risico Checker moet (digitaal) met de aanvraag meegestuurd worden. Het project moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de OESO-richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.

AFHANDELING AANVRAAG

Er zijn in 2020 vier aanvraagperioden:

•             10 IMVO-vouchers te vergeven tussen 1 januari 2020 en 31 maart 2020

•             10 IMVO-vouchers te vergeven tussen 1 april 2020 en 30 juni 2020

•             10 IMVO-vouchers te vergeven tussen 1 juli 2020 en 30 september 2020

•             10 IMVO-vouchers te vergeven tussen 1 oktober 2020 en 30 november 2020

Aanvragen worden behandeld in volgorde van binnenkomst (ontvangst). Ook op de dag van uitputting (dus als er meer vouchers worden aangevraagd dan er resteren) worden de IMVO-vouchers behandeld op volgorde van binnenkomst. Echter, aanvragen die bijdragen aan de focusthema’s (zie ‘onderwerp van de aanvraag’) en/of een lokale adviseur inzetten (zie ‘de adviseur’) krijgen op dat moment voorrang. Als de vouchers in een periode vergeven zijn wordt de aanvraag op een wachtlijst geplaatst voor de volgende periode.

Een aanvrager mag maximaal 1 aanvraag per jaar doen. Er mag geen enkele (waaronder juridische, financiële of persoonlijke) verwevenheid bestaan tussen aanvragers van verschillende IMVO-vouchers in hetzelfde jaar. Indien een bedrijf in opeenvolgende jaren vouchers aanvraagt zal bij de aanvraag en de intake gespecificeerd moeten worden waarin de aanvragen van elkaar verschillen. MVO Nederland zal beoordelen of het verschil voldoende groot is. Gecombineerd moeten de totale kosten voor de vouchers in verhouding staan tot de reeds opgeleverde plus de op te leveren resultaten.

HET ONDERWERP VAN DE AANVRAAG

Een MKB-bedrijf kan advies of onderzoek laten uitvoeren betreffende arbeidsomstandigheden, de mensenrechtensituatie en/of het milieubeleid bij de toekomstige dan wel bestaande directe of indirecte handelspartners in BIC- of ontwikkelingslanden. Dit betekent dat de aanvrager geen IMVO-advies kan inwinnen voor enkel eigen bedrijfsvoering in Nederland. Aanvragen moeten bijdragen aan een van de SDG’s (Sustainable Development Goals) en krijgen voorrang als ze bijdragen aan een verbetering op een van de door het Ministerie van Buitenlandse Zaken gedefinieerde focusthema’s, te weten ontbossing, gender, kinderarbeid en leefbaar loon.

Als er advies wordt gegeven voor een ander onderwerp dan in de oorspronkelijke aanvraag staat aangegeven, wordt de voucher niet uitgekeerd. Er dient een aangepaste aanvraag ingediend te worden (met behoudt van recht op een IMVO-voucher) welke door MVO Nederland volgens de gestelde criteria wordt beoordeeld. Als deze aangepaste aanvraag wordt afgewezen, vervalt het recht op een IMVO-voucher.

BEOORDELING

De beoordeling wordt gedaan door MVO Nederland. MVO Nederland bekijkt allereerst of de aanvraag volledig is. De volledige aanvragen worden vervolgens beoordeeld op de gestelde eisen. Ook moet er een gespecificeerde offerte overhandigd worden. De opgegeven kosten dienen redelijk te zijn en in overeenstemming met de op te leveren resultaten.

Een onderdeel van de beoordeling is een intake waarin MVO Nederland en de aanvrager elkaar persoonlijk spreken. Alle aanvragers krijgen binnen 6 weken na de intake bericht of hun aanvraag voor een IMVO-voucher al dan niet wordt gehonoreerd. MVO Nederland beoordeelt uw aanvraag zorgvuldig. Een aanvraag mag door MVO Nederland zonder opgaaf van redenen afgewezen worden.

LOOPTIJD

Het verslag, de facturen en het betaalbewijs dienen binnen 6 maanden na goedkeuring van de aanvraag ontvangen te zijn door MVO Nederland. Activiteiten van voor de looptijd van de IMVO-voucher worden niet gefinancierd. Verlenging van de termijn is mogelijk met maximaal 3 maanden. Indien de aanvrager hier gebruik van wil maken dient deze tijdig (1 maand voor het verstrijken van de periode van 6 maanden) een verzoek tot verlenging in te dienen bij MVO Nederland, inclusief argumentatie. MVO Nederland oordeelt of verlenging terecht en mogelijk is. Indien de documenten door MVO Nederland niet geheel correct of compleet bevonden worden moet binnen een maand na reactie door MVO Nederland het gehele pakket aan documenten correct en compleet aangeleverd zijn.

Let op! Als de termijn van 6 maanden + 3 maanden verlenging wordt overschreden, vervalt het recht op een IMVO-voucher. Ook als de termijn van 1 maand na reactie van MVO Nederland wordt overschreden vervalt het recht op een IMVO-voucher.

UITKERING VAN DE IMVO-VOUCHER

Uitkering van de IMVO-voucher geschiedt na afronding van het adviestraject. De aanvrager levert bij MVO Nederland een verslag of rapportage aan, de factuur van de adviseur (aan de aanvrager) en een betaalbewijs van deze factuur. Voor de eindrapportage is een format beschikbaar. Als het format niet gebruikt wordt, dient de aanvrager alle in het format genoemde onderdelen in het eigen rapport op te nemen. MVO Nederland beoordeelt deze documenten samen met mogelijke additionele documenten. Na goedkeuring verzoekt MVO Nederland de aanvrager een factuur op te stellen voor 50% van de bij hen in rekening gebrachte advieskosten, zoals geoffreerd volgens de aanvraag, tot een maximum van €10.000,- exclusief btw. De oorspronkelijke offerte van de adviseur dient als uitgangspunt. Let op:

  • Alleen de aanvrager kan MVO Nederland een factuur sturen.
  • Mocht blijken dat tijdens het adviestraject de kosten hoger uitvallen dan oorspronkelijk geoffreerd, dan dient direct contact gezocht te worden met MVO Nederland. Verhoging van het oorspronkelijk geoffreerde bedrag is alleen mogelijk in bijzondere of onvoorziene situaties. Hiervoor dient schriftelijk uitleg gegeven te worden op basis waarvan MVO Nederland zal beoordelen of verhoging van de toegekende IMVO-voucher gerechtvaardigd en mogelijk is.
  • Het is nadrukkelijk niet mogelijk om méér dan €10.000,- exclusief btw te ontvangen. De aanvrager kan in geen enkele situatie meer dan dit maximale bedrag bij MVO Nederland factureren.
  • De voucher wordt niet uitgekeerd zonder een bijgevoegd verslag of rapportage van het uitgevoerde advies.
  • Mocht u na toekenning toch geen gebruik willen maken van de IMVO-voucher, meld dit dan zo snel mogelijk aan MVO Nederland. U voorkomt daarmee onnodig werk voor MVO Nederland en geeft andere bedrijven een kans alsnog kans te maken op een IMVO-voucher. Als u dit niet meldt kan MVO Nederland besluiten u in de toekomst geen IMVO-voucher toe te kennen.
  • De rapportage en andere opgeleverde resultaten worden getoetst aan de in de offerte toegezegde resultaten en beoordeeld op kwaliteit. Als MVO Nederland oordeelt dat het opgeleverde resultaat niet in verhouding staat tot de gemaakte kosten, behoudt MVO Nederland zich het recht voor de IMVO-voucher niet uit te keren.

INTEGRITEIT

Het MVO-beleid van MVO Nederland is onder andere gebaseerd op integriteit en vertrouwen. Wij gaan ervan uit dat u als aanvrager vanuit deze waarden handelt. Hierbij komt de nadruk dan ook te liggen op de eigen verantwoordelijkheid van u als aanvrager. Indien de aanvrager om wat voor reden dan ook niet aan onze subsidievoorwaarden voldoet of wanneer er sprake is van misbruik van onze regeling, kan MVO Nederland de subsidie intrekken of binnen 14 dagen terugbetaling met rente eisen. Daarnaast behoudt MVO Nederland zich in geval van misbruik het recht voor een direct opeisbare boete op te leggen ter hoogte van het verleende subsidiebedrag.