Veelgestelde vragen over de VSME

VSME is een Europese rapportagestandaard speciaal gemaakt voor het midden- en kleinbedrijf. Het helpt je om op een gestructureerde manier te laten zien wat je bedrijf doet op het gebied van duurzaamheid. Denk aan CO₂-uitstoot, energieverbruik, werkomstandigheden en bestuur. 

De VSME is bewust veel eenvoudiger dan de CSRD-rapportageverplichting voor grote bedrijven. Het doel is dat je als mkb'er kunt aantonen hoe duurzaam je opereert, zonder dat je meteen geconfronteerd wordt met de volledige complexiteit van grote bedrijfsrapportages. 

VSME staat voor Voluntary Sustainability Reporting Standards for non-listed SMEs. In het Nederlands: vrijwillige duurzaamheidsrapportagestandaarden voor niet-beursgenoteerde kleine en middelgrote ondernemingen. De afkorting vertelt eigenlijk al wat het is: het is vrijwillig, het gaat over duurzaamheid, en het is specifiek bedoeld voor mkb-bedrijven die niet beursgenoteerd zijn.  

CSRD is de verplichte duurzaamheidsrapportage voor grote bedrijven (meer dan 1000 werknemers of beursgenoteerd). Deze bedrijven moeten uitgebreid rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties. VSME is de vrijwillige variant voor mkb-bedrijven. Het is veel compacter en eenvoudiger, maar sluit wel aan op dezelfde Europese standaarden. Zo kun je als mkb'er antwoord geven op vragen van grote klanten zonder dat je meteen de volledige CSRD-complexiteit in moet.  

Denk aan VSME als de 'mkb-vriendelijke versie' van duurzaamheidsrapportage.

Nee, VSME is niet verplicht. Als mkb'er val je waarschijnlijk niet onder de CSRD-rapportageplicht. Maar veel mkb-bedrijven krijgen wel indirect te maken met duurzaamheidsrapportage. Grote klanten die wél verplicht moeten rapporteren, vragen steeds vaker om duurzaamheidsinformatie van hun leveranciers. Die leveranciers zijn vaak mkb'ers zoals jij. Door proactief met VSME aan de slag te gaan, kun je daar professioneel op inspelen.  

Het is dus niet verplicht, maar het kan wel de sleutel zijn om klanten te behouden en nieuwe kansen te pakken. 

Je grote klanten zijn waarschijnlijk verplicht om te rapporteren over de duurzaamheid van hun hele waardeketen inclusief hun leveranciers. Dat ben jij. Ze hebben dus duurzaamheidsinformatie van je nodig om aan hun eigen rapportageverplichtingen te kunnen voldoen. Door de VSME te gebruiken, geef je hen gestructureerde, betrouwbare informatie die aansluit op de Europese standaarden.  Het alternatief? Verschillende klanten sturen je verschillende vragenlijsten, en je moet steeds opnieuw uitleggen (en uitzoeken) wat je bedrijf doet. De VSME voorkomt die extra administratieve rompslomp. 

Toegang tot financiering: Banken en investeerders kijken steeds meer naar duurzaamheid bij het verstrekken van financiering. Met VSME-rapportage toon je aan dat je een toekomstbestendige partner bent. 

Klantrelaties behouden en versterken: Je voldoet proactief aan de verwachtingen van grote klanten en positioneert jezelf als betrouwbare, professionele leverancier. 

Concurrentievoordeel: In aanbestedingen en contractonderhandelingen doe je het beter dan concurrenten die dit niet op orde hebben. 

Inzicht in je eigen bedrijf: Je krijgt helderheid over waar je staat en waar kansen liggen voor kostenbesparingen of verbeteringen. 

Nee, VSME is geen certificering zoals ISO-normen. Het is een format waarin je informatie over je duurzaamheidsprestaties deelt. 

Je hoeft dus geen externe controle te ondergaan om "VSME-gecertificeerd" te worden, die term bestaat niet. Het gaat erom dat je de VSME-standaard gebruikt om helder en betrouwbaar te communiceren over wat je bedrijf doet op het gebied van duurzaamheid 

Geen probleem, de VSME is juist ontworpen voor bedrijven die beginnen met duurzaamheidsrapportage. Je hoeft niet alles perfect op orde te hebben voordat je start. 

Begin met de basismodule van de VSME. Die vraagt om kernpunten zoals je energieverbruik, belangrijkste duurzaamheidsrisico's en wat je al doet aan milieu en personeelsbeleid. Veel van deze informatie heb je waarschijnlijk al.Het gaat erom dat je het gestructureerd in kaart brengt.  

Het belangrijkste is eerlijkheid: geef aan waar je staat, wat je weet en wat je nog niet weet. Klanten en financiers waarderen transparantie meer dan perfectie. 

De VSME heeft twee modules: 

• Basic module: dit is de basis voor alle bedrijven. De basis module bevat de belangrijkste ESG-onderwerpen zoals energieverbruik, emissies, personeelssamenstelling en anti-corruptie. Ideaal als je een gestroomlijnde aanpak van duurzaamheidsrapportage zoekt. 

• Comprehensive module: dit bouwt voort op de basic module met uitgebreidere rapportage over bedrijfsstrategie, klimaatdoelen, sociale impact en governance. De comprehensive module is geschikt voor bedrijven die meer diepgang willen en bijvoorbeeld investeerders of banken willen overtuigen van hun duurzaamheidsinspanningen. 

Goed om te weten: de basic module gebruik je sowieso. De comprehensive module is een uitbreiding op de basic module, niet een vervanging.

Niet per se. Je kunt starten met een Excel-sheet of Word-document om je informatie te verzamelen en ordenen volgens de VSME-structuur. De European Financial Reporting Advisory Group  (EFRAG) heeft een Excel-template waarmee je uit de voeten kan.  
 

Voor grotere bedrijven of als je met meerdere klanten werkt die regelmatig updates willen, kan een duurzaamheidstool handig zijn. Bovendien kunnen deze tools je een hoop tijd besparen,  ze helpen je bij het automatisch verzamelen van data en het genereren van rapporten. Wil je weten welke tool het beste bij jouw situatie aansluit? Bekijk onze toolgids.  

Nee, bij de VSME is een volledige dubbele materialiteitsanalyse niet verplicht. Dat is een van de belangrijkste vereenvoudigingen ten opzichte van de CSRD. 

Je moet wel nadenken over welke duurzaamheidsthema's het meest relevant zijn voor jouw bedrijf en sector. Maar dat kan veel praktischer: welke milieu- en sociale aspecten zijn belangrijk voor je klanten, leveranciers en je eigen bedrijfsrisico's? 

De VSME geeft richtlijnen om deze relevante thema's te identificeren zonder het complexe proces van een formele materialiteitsanalyse. 

Voor de basismodule kun je rekenen op 1-3 werkdagen, afhankelijk van hoe goed je georganiseerd bent en welke data je al beschikbaar hebt. 
 

De eerste keer kost meer tijd omdat je informatie moet verzamelen en begrijpen wat er gevraagd wordt. Volgende jaren gaat het sneller omdat je het proces kent en systemen hebt ingericht. 

 
Verdeel het werk: laat verschillende afdelingen (HR, inkoop) hun eigen data aanleveren. Zo wordt het geen eenmansklus en krijg je betere kwaliteit informatie.

Nee, dat is niet verplicht. VSME is vrijwillige rapportage, dus er zijn geen wettelijke eisen voor externe controle. 

Wel kan het waardevol zijn om je eerste rapport door een accountant of duurzaamheidsadviseur te laten checken. Zij kunnen je helpen met de kwaliteit van je data en zorgen dat je rapport professioneel en betrouwbaar overkomt. 

Sommige grote klanten kunnen wel vragen om externe validatie. Check wat jouw specifieke klanten verwachten.

Dat hangt af van je klanten en je eigen ambities. VSME is vrijwillig, dus je bepaalt zelf de frequentie. De meeste klanten verwachten wel jaarlijkse updates, vooral omdat hun eigen CSRD-rapportages ook jaarlijks zijn. Als je VSME gebruikt om aan ketenverzoeken te voldoen, is jaarlijkse rapportage praktisch gezien de standaard. Het voordeel van jaarlijkse rapportage: je houdt je systemen up-to-date en kunt je voortgang meten. Dat vergroot je geloofwaardigheid.

EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group) is de Europese organisatie die de duurzaamheidsrapportagestandaarden ontwikkelt, inclusief de VSME. 

 
Voor jou als mkb'er betekent dit dat VSME niet zomaar een commerciële standaard is, maar een officiële Europese richtlijn. Dat geeft vertrouwen: je investeert in een systeem dat toekomstbestendig is en door alle grote bedrijven wordt herkend. 

 
EFRAG zorgt er ook voor dat de VSME blijft aansluiten op ontwikkelingen in Europese wetgeving. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je straks opnieuw moet beginnen met een andere standaard.