Excel template of tool: welke VSME-rapportage route past bij jouw bedrijf?

Starten met VSME: kies de route die bij jouw bedrijf past 

Allereerst: er is niet één juiste manier om je data voor VSME-rapportage te verzamelen. Het hangt af van hoe je wilt werken, waar je bedrijf staat, wat jij belangrijk vindt en hoe jij fijn werkt. Hieronder vind je een denkstructuur die helpt om je eigen afweging te maken: kies je voor een Excel-template of online tool? 

Stap 1: Waar sta je nu? 

Ben je nieuw in duurzaamheidsrapportage? Dan is het goed om even stil te staan bij wat je nodig hebt om een goede start te maken. Sommige bedrijven willen alles zelf leren en de regie houden. Anderen kiezen liever voor een oplossing waarin begeleiding en structuur al ingebouwd zijn. 

Beide keuzes zijn legitiem. Vraag jezelf af: 

“Wil ik het zelf langzaam gaan begrijpen en bouwen, of wil ik efficiënt begeleid worden?” 

Stap 2: Wat vind je belangrijk? 

Denk na over wat je prioriteit heeft in jouw organisatie. Hier zijn enkele afwegingen die je kunnen helpen: 

• Wil je zelf ontdekken, leren en grip houden? 
  Dan kan de Excel-template een goede eerste stap zijn. Je bouwt het zelf op en bepaalt je eigen tempo. Je hebt wel tijd nodig om zelf dingen uit te zoeken. 

• Wil je snel en gestructureerd aan de slag? 
  Dan past een tool via een provider misschien beter. Rapportages zijn vaak automatisch gegenereerd en je voldoet sneller aan de verwachtingen van klanten of partners. 

• Ben je op zoek naar de laagste drempel om te beginnen? 
  De Excel-template vraagt weinig investering en is direct inzetbaar. Later kun je altijd nog overstappen op een tool. 

• Is het belangrijk dat je bedrijf schaalbaar is en meegaat met groeiende eisen uit de keten of wetgeving? 
  Dan biedt een tool vaak meer mogelijkheden op langere termijn – denk aan automatische koppelingen, benchmarking of professionele output. 

• Werk je al met (data)systemen of heb je complexe ketenvraagstukken?  

  Dan is een tool een logische keuze. Je hebt ervaring met systemen, dus kunt gerust een geavanceerde variant kiezen. Integratie kan wat tijd kosten, maar het kan dat dat het waard is op de lange termijn.   

• Ben je niet graag afhankelijk van een derde partij?  

  Ondanks dat je bij het gebruik van een tool niet altijd afhankelijk bent van de toolprovider, werk je wel binnen diens systeem. Dat is een overweging om te maken. 

• Wil je graag externe validatie en ondersteuning? 

  Dit is een goede reden om wel voor een tool te kiezen. De ondersteuning en begeleiding die je bij sommige tools kunt krijgen, kan het proces vergemakkelijken en verbeteren.  

• Wil je je data koppelen aan een ander systeem (zoals ERP, CO₂-monitoring, klantdashboards)?  

  Dan is het handig om een tool te kiezen die deze functionaliteit heeft. Sommige tools bieden zelfs een white label mogelijkheid aan.  

Tip: welke manier je ook gebruikt, zie deze rapportage als een manier om je marktpositie te verbeteren. Zorg daarom sowieso dat je data goed opgeslagen is, en je er jaar na jaar op verder kunt bouwen. 

Stap 3: Wat weegt voor jou het zwaarst? 

Er is geen universeel advies. Belangrijk is om te bedenken wat jij op de korte en op de lange termijn nodig hebt. Gebruik de volgende vragen om je route te kiezen: 

• Hoeveel tijd en kennis heb je in huis om zelf rapportage op te zetten? 

• Hoe belangrijk is het voor je om snel resultaat te kunnen laten zien? 

• Ben je al gewend om met externe tools of aanbieders te werken? 

• Wil je klein beginnen, of meteen bouwen aan iets wat toekomstbestendig is? 

• Werk je al via tooling van aanbieders?  

Door eerlijk te kijken naar je eigen situatie, maak je een keuze die niet alleen nu past, maar ook aansluit op je ambities. 

Stap 4: Start vandaag nog  

Voor VSME geldt vooral: begin gewoon. Eenmaal onderweg zal je ontdekken dat het niet zo ingewikkeld is als het klinkt. Ontdek waar je staat met de VSME Readiness Check of download ons pakket met handige documenten en handleidingen om meteen aan de slag te gaan met VSME.