MVO Scan: MVO Start

Door MVO op te nemen in de visie en missie wordt het een strategisch onderdeel van het bedrijfsplan.
Heb je een aparte MVO-missie en -visie geformuleerd? Vul dan hieronder ‘ja’.

< 10 medewerkers? Kleine bedrijven stellen niet altijd een missie en visie op. Heb je wel ergens vastgelegd waarvoor je gaat en staat op het gebied van MVO? Dan kun je hieronder ook ‘ja’ invullen.

Door concrete MVO-doelen op te stellen ben je gericht bezig met het streven naar verbeteringen en kun je controleren of wat je inspanningen opleveren.

ISO 26000 is een richtlijn die aanwijzingen geeft voor de structurele implementatie van MVO in een bedrijf. Het toepassen van de richtlijn is vrijwillig en leidt niet tot een certificaat, in tegenstelling tot veel andere ISO-normen.

Als je MVO structureel wilt oppakken in je bedrijf, dan biedt ISO 26000 wel een goede handleiding. Denk aan handige informatie over de selectie van relevante thema’s, het betrekken van stakeholders en het implementeren van MVO.

Een MVO-verantwoordelijke kan iemand zijn die zich alleen met MVO bezighoudt, of iemand die het als één van zijn of haar formele taken heeft. Soms zijn meerdere personen gezamenlijk verantwoordelijk.

Heb je één of meerdere mensen formeel verantwoordelijk gemaakt voor MVO (of ben je dat zelf), beantwoordt deze vraag dan met ‘ja’.

Medewerkers zijn voldoende bekend met de MVO-activiteiten als zij de MVO-doelstellingen en -activiteiten van uw bedrijf op hoofdlijnen kunnen noemen én zij deze kunnen verbinden aan hun eigen functie. Zo moeten inkopers extra goed bekend zijn met doelstellingen voor duurzaam inkopen en productiemedewerkers met activiteiten om milieubelasting bij productie te verminderen.

Voor de implementatie van MVO zijn kennis en vaardigheden nodig. Denk bijvoorbeeld aan kennis over energiebesparing. Of de vaardigheid om effectief over MVO te communiceren.

Deze kennis en vaardigheden verschillen per functie. Een inkoper heeft iets anders nodig dan een manager of een productiemedewerker.

Om de kennis en vaardigheden binnen je bedrijf te vergroten kun je meerdere dingen doen. Bijvoorbeeld een training of opleiding aanbieden. Maar ook interne kennisoverdracht is belangrijk.

Een keuze voor MVO heeft consequenties voor het hele bedrijf. Daarom is intern draagvlak van groot belang voor het slagen ervan. Het is niet altijd vanzelfsprekend dat iedereen binnen het bedrijf de uitgangspunten ondersteunt en actief over MVO meedenkt. Werken aan MVO vraagt daarom een bedrijfsbrede aanpak, waarbij alle medewerkers worden betrokken.

Stakeholders (ook wel ‘belanghebbenden’) zijn alle partijen die door de activiteiten van je bedrijf worden beïnvloed en/of jouw activiteiten beïnvloeden. Denk aan werknemers en klanten, maar ook omwonenden en maatschappelijke organisaties.

Over het algemeen geldt: hoe groter het bedrijf, hoe groter de groep stakeholders. Het betrekken van stakeholders is belangrijk bij het implementeren van MVO, omdat zij verwoorden wat de buitenwereld van je bedrijf verwacht. Kies dus stakeholders die goed passen bij je omvang en branche.

Het betrekken van stakeholders kan op verschillende manieren. In alle gevallen is het belangrijk dat er sprake is van tweerichtingsverkeer. Dus: niet alleen informatie verspreiden, maar een dialoog starten. Stakeholders betrekken betekent niet dat je precies moet doen wat een stakeholder wil. Dat kan ook niet altijd, want soms zullen de belangen van de stakeholders niet met elkaar overeenkomen. Wel is het de bedoeling dat je de verschillende belangen van stakeholders meeweegt bij belangrijke beslissingen. En dat je transparant bent over de keuzes die je vervolgens maakt.

< 10 medewerkers? Kies een manier om stakeholders te betrekken die past bij de omvang van het bedrijf. Waar grotere bedrijven periodiek contact hebben met alle stakeholders, kun jij er bijvoorbeeld voor kiezen om MVO als onderwerp mee te nemen in gesprekken die je voert met klanten, werknemers en andere stakeholders. Ook kun je een oproep plaatsen op je website om de ideeën die leven bij stakeholders op te halen.

Bij deze vraag gaat het om je eigen inschatting. Denk je dat je in vergelijking met bedrijven van dezelfde grootte en in dezelfde branche beter, vergelijkbaar of slechter scoort op het betrekken van stakeholders?

Nog maar weinig bedrijven communiceren actief over hoe zij de belangen van stakeholders meewegen bij bedrijfsbeslissingen. Omdat belangen niet altijd met elkaar overeenkomen, zijn veel bedrijven terughoudend op dit gebied.

Toch kan het voordelen opleveren om hier open over te zijn. Stakeholders krijgen meer begrip voor de afwegingen die het bedrijf maakt en krijgen inzicht in andere belangen die spelen. Openheid zorgt voor meer draagvlak voor de uiteindelijke beslissingen.

Je kunt rechtstreeks met de stakeholders communiceren over je keuzes, of de afwegingen die je hebt gemaakt openbaar maken in bijvoorbeeld een maatschappelijk verslag.

Impact meten betekent dat je inzicht geeft in de effecten van je activiteiten op de maatschappij. Het gaat verder dan het meten van de concrete resultaten van je bedrijf. Het laat zien welke maatschappelijke verbeteringen of verslechteringen zijn er geweest door je bedrijfsactiviteiten.

MVO is nooit ‘af’. Marktkansen, maatschappelijke verwachtingen en je eigen bedrijfssituatie veranderen voortdurend. Daarom is het belangrijk dat de MVO-activiteiten hierbij blijven aansluiten.

De circulaire economie is een economisch systeem dat bedoeld is om de herbruikbaarheid van producten en grondstoffen te maximaliseren, en om waardevernietiging te minimaliseren. Anders dan in het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur worden vernietigd.

Sociale innovatie gaat over het vernieuwen van organisatieprocessen waarbij de mens centraal staat. Het gaat hierbij dus niet om technologische vernieuwingen, maar om vernieuwingen in hoe mensen samenwerken binnen organisaties. Bijvoorbeeld door te experimenteren met nieuwe managementstijlen, meer verantwoordelijkheid lager in de organisatie te beleggen, zelf roosteren in te voeren en medewerkers meer ruimte te geven om hun eigen taken en tijdsbesteding in te vullen.

Om duurzaam in te kunnen kopen moet je de MVO-issues kennen die spelen in uw toeleveringsketen. Om hierachter te komen kun je een risicoanalyse uitvoeren en met je leveranciers in gesprek gaan.

Vooral wanneer je producten inkoopt uit opkomende markten en ontwikkelingslanden, is het belangrijk om de onderwerpen actief in kaart te brengen.

Bijvoorbeeld door stakeholders actief te informeren over duurzaam inkoopbeleid of door op de website te communiceren over de onderwerpen die spelen in de toeleveringsketen.

Het meten van de medewerkerstevredenheid kan je bedrijf inzicht geven in de wensen die je medewerkers hebben en de verbetermogelijkheden die zij zien. Door de uitkomsten van de meting te vertalen naar het personeelsbeleid kunt je die tevredenheid vergroten. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek vindt periodiek plaats, waardoor er een goed beeld ontstaat van de ontwikkelingen door de tijd heen.

< 10 medewerkers? Als klein bedrijf kun je medewerkerstevredenheid ook meten door het standaard aan de orde te stellen in functioneringsgesprekken en werkoverleggen. Bedenk wel dat een goed beeld van de medewerkerstevredenheid ontstaat door mensen in een vertrouwde omgeving, of zelfs anoniem, hun ideeën te laten delen.

Ieder bedrijf is volgens de wet verplicht om een arbobeleid op te stellen of om gebruik te maken van de arbocatalogus die op sectorniveau is opgesteld. Er zijn allerlei instrumenten beschikbaar voor het opstellen en uitvoeren van arbobeleid.

<10 medewerkers? Ook werkgevers met minder dan 10 medewerkers zijn verplicht om arbobeleid te voeren. Natuurlijk kies je hierbij een aanpak die past bij de omvang van het bedrijf. Kleine bedrijven zullen minder snel een eigen arbocatalogus ontwikkelen en eerder aansluiten bij branche-initiatieven.

Denk aan:

• actief investeren in je medewerkers met opleidingen en ontwikkelingsmogelijkheden
• werk passend maken voor medewerkers met verschillende achtergronden, leeftijden en privésituaties
• een prettige werkomgeving bieden

Door te letten op duurzame beleggingsfondsen of het beleggingsbeleid van je bank, kun je rekening houden met duurzaamheid. Sommige banken investeren alleen in duurzame projecten en bedrijven; andere hebben hier speciale bankproducten voor.

Door ervoor te zorgen dat je geld duurzaam wordt belegd, kun je een belangrijke bijdrage leveren aan maatschappelijke thema’s.

Wanneer je bedrijf voor de beslissing staat om een investering te doen, kun je hierbij duurzaamheidscriteria stellen. Omdat je een grote uitgave doet, kun je op dat moment veel duurzaamheidswinst boeken door te investeren in een duurzaam alternatief. Denk aan het bouwen of renoveren van een duurzaam kantoorpand of het aanschaffen van een energiezuinige machine. Als je een duurzame investering doet, kun je vaak gebruik maken van allerlei fiscale voordelen en subsidieregelingen.

Bijna alle pensioenfondsen hebben inmiddels een duurzaam beleggingsbeleid, al zijn er – met name in de uitvoering – nog verbeteringen mogelijk. Het is dus zinvol om te controleren of uw pensioenfondsen en verzekeraars zich actief bezighouden met duurzaam beleggen.

Voor veel bedrijven geldt dat zij zijn aangesloten bij pensioenfondsen van de branche. In dit geval is het niet mogelijk om zelf een keuze te maken voor een pensioenfonds. In dat geval vul je antwoord 4 in. Je kunt overigens wel altijd vragen stellen over duurzaamheid aan je pensioenfondsen en verzekeraars.

Onder handel wordt zowel importeren, exporteren als investeren verstaan. Als je handelt met opkomende markten of ontwikkelingslanden, kun je in aanraking komen met verschillende sociale- en milieuproblemen. Breng voor de landen waarmee je handelt in kaart welke problemen je tegen kunt komen en hoe je bedrijf hiermee wil omgaan.

Handelen met opkomende markten en ontwikkelingslanden is goed voor de lokale economie. Bijvoorbeeld omdat het werkgelegenheid creëert en omdat je zaken doet met lokale bedrijven. Let wel op potentiële negatieve neveneffecten, zoals verstoring van handelsrelaties of corruptie.

Geef hieronder aan op welke gebieden de handelsactiviteiten van je bedrijf volgens jou een positieve bijdrage leveren aan de lokale economie.

De OESO-richtlijnen maken duidelijk wat de Nederlandse overheid (en 41 andere landen) van bedrijven verwacht als zij opereren in het buitenland. Ze bieden handvatten voor bedrijven om met kwesties om te gaan als: ketenverantwoordelijkheid, mensenrechten, kinderarbeid, milieu en corruptie.

Onder huisvesting, ICT en bedrijfsvoering vallen alle activiteiten die ondersteunend zijn aan de primaire activiteiten van uw bedrijf. Denk aan schoonmaak, secretariële activiteiten, kantoorpanden en catering. De duurzaamheidsimpact kunt u bijvoorbeeld meten door te kijken naar het energieverbruik van uw bedrijfspand, het papierverbruik, de milieubelasting van de schoonmaak of de duurzaamheid van de catering. Door periodiek volgens dezelfde werkwijze metingen uit te voeren kunt u zien waar u uw prestaties kunt verbeteren.
<10 medewerkers? Ook voor kleine bedrijven is er vaak veel te verbeteren op het gebied van huisvesting, ICT en bedrijfsvoering. Het structureel meten lijkt wellicht veel werk, maar door zelf slimme meetmethoden te bedenken hoeft dit niet altijd zo te zijn. U kunt bijvoorbeeld gaan werken met een slimme energiemeter of de papierinkoop in de gaten houden.

Veelvoorkomende activiteiten om de duurzaamheidsimpact te verminderen zijn het overschakelen op duurzame verlichting, energiezuinige computers, vermindering van afval, afvalscheiding, gebruik van milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen, overstappen op groene stroom en de inkoop van duurzame catering en kantoorartikelen.

Transporteert u zelf, of laat u dit doen door transportbedrijven of uw leveranciers? In beide gevallen kunt u activiteiten ondernemen om dit transport te verduurzamen. Bijvoorbeeld door leveranciers te selecteren op duurzaamheidscriteria, vragen te stellen aan uw leveranciers, of uw eigen chauffeurs een cursus Het Nieuwe Rijden aan te bieden. Bent u een klein bedrijf en transporteert u zeer beperkt goederen? Vul dit dan in bij ‘Nee, want …’.

De duurzaamheidsimpact van de productieactiviteiten kunt meten door te kijken naar milieu-indicatoren zoals energieverbruik in de productie, afvalstromen, gebruik van vluchtige stoffen, perslucht, gebruik van chemicaliën of gebruikte grondstoffen per kilo eindproduct. De duurzaamheidsimpact kunt u in kaart brengen door een milieumanagementsysteem te implementeren, maar u kunt ook zelf kengetallen benoemen op basis waarvan u kunt meten. Door periodiek volgens dezelfde werkwijze metingen uit te voeren kunt u zien waar uw prestaties kunt verbeteren.
<10 medewerkers? Ook voor kleine productiebedrijven is het zinvol om duurzaamheidsimpact in kaart te brengen. Zo krijgt u zicht op het verbeterpotentieel. Dit levert niet alleen duurzaamheidswinst op, maar kan ook veel kosten besparen.

Communicatie is belangrijk om klanten en andere stakeholders te informeren en betrekken bij het bedrijf. Stakeholders zijn steeds vaker nieuwsgierig naar wat het bedrijf aan MVO doet. U kunt bijvoorbeeld hierover publiceren op uw website, of een maatschappelijk verslag opstellen. Over het algemeen geldt: hoe groter het bedrijf hoe meer er wordt verwacht op het gebied van communicatie.

Het is belangrijk om in de communicatie over MVO niet alleen het goede nieuws te melden, maar ook open te zijn over dilemma’s die spelen. Denk bijvoorbeeld aan hoge kosten voor duurzame investeringen die een lange terugverdientijd hebben. Of de keuze tussen het kopen van Fairtrade producten uit ontwikkelingslanden of lokale producten uit de buurt. Alle bedrijven worstelen met dergelijke dilemma’s. Er open over zijn maakt uw boodschap geloofwaardiger en het is eerlijker naar de buitenwereld toe.

Duurzame innovatie komt vaak tot stand door op zoek te gaan naar nieuwe en soms onverwachte samenwerkingsverbanden. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerking tussen de bedrijven Van Gansewinkel en Spykstaal. Samen hebben zij een duurzame vuilniswagen ontwikkeld die afval omzet in brandstof. Juist door over de grenzen van uw bedrijf heen te kijken kunt u duurzame innovaties realiseren.

Onder het thema milieu vallen lawaai-, stank- en geluidshinder, bodem- en waterverontreiniging en afval. Energieverbruik valt niet onder dit thema. Veelgebruikte kengetallen zijn: emissies naar water en/of bodem, % recycling, kilo afval per reststroom, % gebruikte producten met een milieukeurmerk.

Bij het bepalen van uw impact op energie en klimaat is het van belang dat u naar het totaalbeeld kijkt. Dit kunt u doen door alle relevante bedrijfsprocessen mee te nemen. Kijk in ieder geval naar transport, productie en bedrijfsvoering. Veelgebruikte kengetallen: uitstoot van CO2, uitstoot van overige broeikasgassen (bv. methaan, stikstof), totaalverbruik in kWh (elektriciteitsverbruik), energie opgewekt uit (externe of eigen) duurzame energiebronnen.

De impact op grondstoffenschaarste wordt bepaald door de mate waarin het bedrijf gebruik maakt van grondstoffen die schaars zijn of zullen worden. Impact kan worden verkleind door de vraag naar die grondstoffen te beperken, door zuiniger met grondstoffen om te gaan of door over te stappen op alternatieven. Veelgebruikte kengetallen zijn: gebruik van grondstoffen per productie-eenheid, % hergebruik van grondstoffen, % gebruik van alternatieven.

Het is niet eenvoudig om de impact van een bedrijf op biodiversiteit te meten. Biodiversiteit is immers een veelomvattend onderwerp en ecosystemen hebben op allerlei manieren invloed op elkaar. Bedrijven kunnen wel een analyse maken van mogelijke invloed, bijvoorbeeld door te kijken naar hectare landgebruik, eventuele conversie van land (bijvoorbeeld van bos naar landbouw of van natuurgebied naar bebouwing) of invloed op de leefomgeving van planten en dieren. Impact op biodiversiteit hoeft niet altijd negatief te zijn. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een positieve bijdrage leveren door consumenten voor te lichten over kwetsbare ecosystemen, of ze kunnen zorgen dat hun activiteiten juist een bijdrage leveren aan het behoud van biodiversiteit.

Bij het meten van dierenwelzijn wordt doorgaans gekeken naar gezondheid, veiligheid, hygiëne en welzijn van dieren. Bedrijven die voor hun activiteiten (deels) afhankelijk zijn van dieren, kunnen zowel een negatieve als een positieve bijdrage leveren aan dierenwelzijn. Door het streven naar efficiëntie kan de gezondheid en het welzijn van dieren negatief worden beïnvloed. Denk bijvoorbeeld aan dierziekten en gebrek aan ruimte. Door als bedrijf juist eisen te stellen aan dierenwelzijn bij eigen productie of inkoop van dierlijke productie kan ook een positieve bijdrage worden geleverd.

De prestaties van een bedrijf op het gebied van diversiteit en arbeidsparticipatie zijn te meten door te kijken naar de samenstelling van het personeelsbestand. Hierbij kunt u bijvoorbeeld kijken de verhouding man- vrouw, autochtoon- allochtoon, jong- oud en het aantal medewerkers met een achterstand tot de arbeidsmarkt.

Bedrijven kunnen het risico dat zij lopen om betrokken te raken bij oneerlijke handelspraktijken meten door het uitvoeren van een risico-inventarisatie. Dit risico is onder meer afhankelijk van de landen en de sectoren waarin een bedrijf opereert.

Bedrijven kunnen het risico dat zij lopen om betrokken te raken bij schendingen van arbeids- en mensenrechten meten door het uitvoeren van een risico-inventarisatie. Dit risico is onder meer afhankelijk van de landen en de sectoren waarin een bedrijf opereert.

U kunt uw prestaties op het gebied van lokale maatschappelijk betrokkenheid bijvoorbeeld meten door te kijken naar de input en/of naar de impact van uw activiteiten. Input meet u bijvoorbeeld door te kijken naar het aantal uren medewerker-vrijwilligerswerk, de bedragen die u heeft gedoneerd aan maatschappelijke doelen of naar de middelen die u ter beschikking heeft gesteld. Impact is lastiger meetbaar. U kijkt dan naar het maatschappelijke effect dat de activiteiten hebben gehad (bijv. het aantal mensen dat door de activiteiten is geholpen).